Zúčtovanie pobytu a vystavenie dokladu pre hosťa

V rámci zúčtovnia pobytu hosťa rozoznávame tri pojmy:

1. Hotelový účet 
2. Doklad /faktúra
3. Prijatá záloha

Hotelový účet

Základom pre vytvorenie hotelového účtu hosťa sú prednastavené ceny v cenníku za služby a položky pokladne. V každom hotelovom účte vytvárame položky účtu hosťa a tie sú následne zúčtované v doklade alebo vo vystavenej faktúre.

Hotelový účet znázorňuje ikona "peňaženky" pri kliknutí do detailu každej rezervácie:

Po rozklitnutí ikony sa dostávame do detailu účtu hosťa

Systém automaticky generuje hotelový účet. Už pri vytvorení rezervácie prichádzajú na účet hosťa prednastavené položky.  Ak chceme pridávať do účtu ďalšie položky, môžeme tak urobiť jednoducho, buď vybraním kategórie alebo vyhľadaním názvu cez prvé tri písmená položky, ktorú chcem do účtu pridať.

V prípade, že ide o služby, za ktoré hosť platí každý deň pobytu (napr. miestny poplatok), môže sa tak využiť multiplikátor "Osoba noc" a na účet sa naťaží počet nocí, ktoré automaticky vynásobí s cenou služby:

Každý účet pracuje s účtom konkrétnej izby alebo spoločným účtom, ak má jeden hosť rezervovaných viac izieb.

Pri spoločnom účte vidíme položky pokladne na všetkých izbách. V spodnej časti sa nachádzajú nevyúčtované položky tak, ako sú zaúčtované medzi izbami.

Po vybratí len jednej izby, vidíme len položky naťažené na konkrétnej izbe.

Položky môžme medzi izbami presúvať jednoduchým označením položiek a vybraním izby v priečinku "Presunúť na účet". V prípade, že ide o veľkú rezerváciu s viacerými izbami, ktoré chcem zúčtovať pod jedným spoločným účtom, využívame v spoločnom účte tlačidlo "Presunúť sem" a týmto spôsobom dostaneme všetky položky na všetkých izbách pod jeden spoločný účet a zároveň sa položky na konkrétnych izbách vymažú (presnú sa pod spoločnýn účet).

Systém nám umožňuje tiež položky zlučovať, prípadne ich rozdeľovať. Využitím tlačidla "Zlúčiť", ktoré sa nachádza pod všetkými položkami v účte, môžme zlúčiť všetky  položky s rovnakým názvom pod jednu položku.  

Tlačidlo "Rozdeliť" vedľa každej položky nám umožňuje rozdeliť položku medzi viac položiek. To využívame, ak dvaja spolubývajúci chcú platiť za využité služby zvlášť. Ak by sme teda chceli rozdeliť napr. ubytovanie a využijeme tlačidlo "Rozdeliť", môžme zadať absolútnou hodnotou výšky ubytovania v jednej položke a zvyšok sumy ostane v drujhej položke ubytovania. Zlúčiť ich môžme späť jednoduchým klikom na ikonu "Zlúčiť"

Takto nahodený účet je pripravený na vystavenie dokladu alebo faktúry pri odchode hosťa.

Vystavenie dokladu

Pri vystavení dokladu je dôležité zadanie spôsobu úhrady a typu dokladu.

Ak by hosť nepotreboval faktúru a stačí mu doklad, stalčením tlačidle "Vytvoriť doklad" posielame doklad do e-kasy.

Ak hosť potrebuje faktúru, zaklikávame tlačidlo "Potrebujem faktúru" a systém vytvára automaticky doklad platby za faktúru a vyúčtovaciu faktúru.

Môžme sa strenúť so situáciou, že hosť nechce mať všetky položky na jednom doklade. Vtedy je možné vystaviť doklad len na vybrané položky a to tým, že odznačíme položky, pre ktoré zatiaľ vystavovať doklad nechcem. Vytvorím doklad a odošlem ho do e-kasy.

Vtedy sa nám v účte pri položkách, ktoré sú už uhradené zobrazí číslo dokladu, ktorým sme ich vyúčtovali a kedykoľvek sa k dokladu dostaneme kliknutím na dlaždičku  konkrétneho dokladu.

Hosť má možnosť skontrolovať si účet ešte pred vystavením faktúry a to využitím tlačidla "Náhľad účtu". Ide o nefiškálny doklad identický s dokladom, ktorý bude hosťovi vyúčtovaný.

 

Prijatá záloha

Ak sme prijali zálohu pred samotným pobytom, je treba ju vo vyúčtovacej faktúre uplatniť, čiže už zaplatenú sumu od sumy vyúčtovanej odrátať.

Čiastku, ktorú hosť zaplatil vopred vpisujeme do kolonky "Prijatá záloha/Prepayment" a nechávame "Vytvoriť doklad". Systém nám vytvára faktúru v prednastavenom číselnom rade s jednou položku a to je Prijatá záloha:

Takto vytvorená záloha je už navždy spätá s rezerváciou a v účte nám svieti ako Záloha na odpočet. To znamená, že nebola ešte v doklade uplatnená a je treba ju uplatniť stlačením tlačidla "Uplatniť odpočet zálohy" 

 

Vystavenie faktúry

Určením spôsobu platby za faktúru, uplatnením odpočtu zálohy a stlačením talčidla "vytvoriť faktúru", systém generuje faktúru, kde nám vypisuje všetky hradené položky z účtu, číslo uplatnenej zálohovej faktúry a do poznámky vieme v prípade potreby vpisovať mená spolubývajúcich. 

Faktúra je takto pripravená na tlač so všetkým údajmi, ktoré faktúra má podľa zákona o dani mať.

V prípade potreby je možné do faktúry spätne vstupovať a údaje o dodávateľovi spätne opravovať.

Takto vystavenú faktúru môžme zasielať aj hosťovi priamo na e-mail, ak ho máme v systéme zadaný. A to jednoduchým klikom na ikonu  . Faktúru dostane odberateľ v pgf  formáte na svoju e-mailovú adresu.

V prípade, že máte k dispozícii platonú bránu, súčasťou informácii na faktúre je link pre online platby.

Vystavené faktúry môžme násjť cez záložku Pokladňa → Doklady, prípadne Pokladňa → Faktúry, kde sú v chronologickom poradí ukladané všetky vystavené faktúry.