Práca s hotelovou plachtou

    Základom rezervačného systému je vždy hotelová plachta. Je štartovacou čiarou celého ubytovacieho systému aj riadiacich činností, preto si v nasledujúcej časti rozoberieme:

    1. Základné pojmy a funkcionality hotelovej plachty
    2. Tvorbu rezervácii

    Základné informácie

    Plachta rezervácii 

    Plachta rezervácii (ďalej už len „plachta") je časť systému, ktorú bude recepcia hotela v rámci Ellipse používať najčastejšie. Znázorňuje grafický prehľad všetkých hotelových rezervácii na konkrétnych izbách. Je to východisková pozícia pri vytvorení rezervácie a vstupná brána do detailov konkrétnych rezervácii.

    Stĺpce na plachte znázorňujú obdobia (rok, mesiace a dni)

    Riadky znázorňujú jednotlivé hotelové izby. Pri jednotlivých izbách nájdete základné potrebné informácie o stave izby:

    •  či je izba uprataná 
    •  aká jej priemerná obsadzovanosť v čase 
    • koľko osôb v rátane prísteliek je možné na izbe ubytovať 
    • technická porucha na izbe 
    • naviazanosť na API (viditeľnosť izby na portáloch) 

     

    Pohyb na plachte je jednoduchý – kolieskom počítačovej myši sa posúvate po plachte z hora na dol. Pri podržaní tlačidla „Shift“na klávesnici sa posúvate pomocou kolieska na myši z prava do ľava.

    Na hornej lište rezervačnej plachty sa nachádzajú rôzne štatistiky, ktoré nám pomáhajú analyzovať situáciu v obsadenosti hotela a prijímať rozhodnutia v riadení.

     

    • Základný prehľad predpokladaných výsledkov na najbližšie obdobie troch mesiacov (koľko máte vytvorených rezervácii, koľko zrušených, koľko z nich je už aj uhradených a pod.)
    • o aké položky(služby) majú hostia záujem a aké predpokladané tržby môžete z týchto služieb očakávať
    • Podrobnejšie získať v záložke „Report“ (Hotel-Report), kde môžete nájsť niekoľko druhov reportov od reportov stravy v aktuálnom dni cez štatistiky cudzincov, prípadne aktivitu/ výkonnosť distribučných kanálov. Rovnako môžete porovnávať obsadenosť izieb v rôznych obdobiach.

     

    Tvorba rezervácii 

    Systém rozoznáva dva druhy rezervácii.

    Prvým typom je "draft"- polovičná rezervácia, ktorá sa robí priamo na plachte. Slúži na "zablokovanie" izby a termínu v prípade napr. technickej poruchy na izbe. Pri zaškrtnutí políčka Draft sa na plachte zobrazí slabozafarbená rezervácia bez konkrétnejších informácii a izba sa v danom termíne nebude dať rezervovať ani na žiadnom z portálov.

    Druhým typom je "ostrá rezervácia". Je to rezervácia bez označeného políčka "Draft" a žiada si vyplniť ďalšie základné informácie o rezervácii.

    Na plachte sa do detailu rezervácie dostanente veľmi rýchlo stlačením pravého tlačidla na PC myši. Tu môžete rezerváciu meniť a dopĺňať podľa požiadaviek hosťa.

    V detaile rezervácie si pod konkrétnymi ikonami zadávate nasledovné informácie:

    Stav rezervácie (opcia, uhradená rezervácia a pod.)

    • Distribučný kanál - odkiaľ rezervácia prišla (priamy predaj, CK, Booking.com a pod.)
    • Partner ( Partnera si môžete v systéme zadať pevne so všetkými fakturačnými údajmi v záložke Partneri)
    • Kontaktné údaje hosťa (e-mail slúži ako identifikačný údaj v rámci systému)
    • Konkrétne požiadavky hosťa

     

    Evidencia stavu konkrétnych izieb (hostia sú ubytovaní/neubytovaní)

    •  Fix - ak si hosť želá konkrétnu izbu a nesmie sa meniť (na plachte sa zobrazí rezervácia s červeným ľavým okrajom), je treba označiť zámok na červeno 
    • Počet osôb na izbe 
    • Možnosť predĺženia pobytu (zmeny dátumu ubytovania) 
    • Presun rezervácie do inej existujúcej rezervácie 
    • Pripomienky pre príchod a odchod hosťa a poznámky pre chyžné     
    • Zrušenie rezervácie prostredníctvom ikony "smetného koša". Ak sa nám kôš v ikone izby nezobrazuje, je potrebné skontrolovať, či nie je niečo naťažené na účte izby, prípadne , či na izbe nie sú evidvané nejaké osoby. Všetky položky na izbe musia byť nulové. V prípade, že účet nie je prázdny, položky na účte izby je potrebné presunúť na spoločný účet v ikone "peňaženka". 

    Ubytovanie konkrétnych osôb

    Evidencia povinných údajov o ubytovaných osobách (možnosť využitia databázy systému)

    Vytváranie cudzineckej policajnej nahlášky cez ikonu "Hlásenie pobytu cuzdinca". Tlačová zostava je po vyplnení povinných údajov veľmi jednoducho pripravená na tlač a podpis hosťa.

    Stravovanie- potrebná informácia k prehľadu o stravovaní, aby ste vedeli dopredu plánovať počet stravy v jednotlivých dňoch. V položke "Stravovanie" si sami zadávate možnosti stravovania hostí (bez stravy, raňajky, polpenzia a pod.), z krorých si pri konkrétnom hosťovi vyberáte alternatívu.

     

    Ikona "peňaženka" slúži na vyúčtovanie služieb hosťa

     

    Potvrdenie rezervácie - ide o dopredu pripravený text podľa Vašich požiadaviek, ktorý pošlete hosťovi na potvrdenie vytvorenej rezervácie

    V prípade platby vopred obsahuje mail základné údaje o platbe

    Po odoslaní e-mailu hosťovi sa kópia mailu odosiela aj na e-mail recepcie, prípadne iný e-mail, ktorý si určíte v položke "Nastavenia"

     

    SMS/Viber komunikácia s hosťom

     

    V tejto záložke vytvárate konkrétne rezervácie k doplnkovým službám, ktoré hosťom ponúkate (masáž, wellness a pod.)

     

    V tejto časti systém dokáže vygenerovať celú históriu e-mailovej komunikácie s konkrétnym hosťom

     

    História tvorby konkrétnej rezervácie (kto rezerváciu vytvoril, kto ju menil a ako ju upravoval v čase)

     

    V prípade, že si hosť želá rezervovať izby naviac, izbu jednoducho k rezervácii pridáte prostredníctvom ikony