Emailové šablóny
Nastavenie emailových šablón
Zasielanie emailov (newsletter) zákazníkom je veľmi dôležitou a efektívnou súčasťou komunikácie.
Využijete ich najmä pri potvrdení objednávky/rezervácie, nákupe vouchra či pri zasielaní faktúr zákazníkom.
Emailové šablóny si nastavujeme v hornom menu Nastavenia, záložka Email - šablóny.
V nižšom menu si máte možnosť vybrať kategóriu podľa vašich potrieb.
Potvrdenie online objednávky
Po prijatí online objednávky príde zákazníkovi (automaticky zo systému) potvrdenie objednávky (newsletter).
Tento newsletter viete podľa vašich štandardov upraviť vo vyššie spomenutej časti (Nastavenia - Email - šablóny) a vyberiete záložku Hotel.
Email upravíte manuálne. Na doplnenie zákaldných údajov stačí používať tzv. placeholdre (údaje v "ozdobnej" zátvorke, napr. {name}).
Placeholder musíte skopírovať a vložiť ho na požadované miesto.
Placeholder slúži tak, že vám automaticky doplní konkrétny údaj z objednávky (napríklad meno či cenu).
Dole nezabudnite použiť tlačidlo Uložiť.
Potvrdenie manuálnej rezervácie
Pri manuálnom nahodení rezervácie (napr. telefonická objednávka) zasielate potvrdzujúci email vy.
Pokračujete teda ako pri predošlom príklade (Nastavenia - Email - šablóny - Hotel).
Vo vrchnej časti ponuky si vyberiete Potvrdenie rezervácie.
Emailovú šablónu upravujete rovnako ako pri vyššie uvedenom návode, teda použitím placeholdrov (údaje v zátvorkách).
Pre odoslanie tohto emailu potrebujete vôjsť do konkrétnej objednávky na plachte, stlačíte ikonu obálky (5. ikona zľava).
Tu sa otvorí odkaz s predpripraveným emailom a ten odošlete zákazníkovi tlačidlom Odoslať.
Chcete svojím zákazníkom posielať emaily aj v iných prípadoch ako len pri potvrdení objednávky či rezervácie ubytovania?
V našom systéme Ellipse si viete prehľadne určiť kedy a komu odošlete informácie o možnosti online check-in, email s poďakovaním o odubytovaní, potvrdenie o úhrade, blahoželanie k narodeninám alebo informácie ku končiacej opcii s prosbou o vyjadrenie či rezervácie platí, pretože nie je ešte uhradená.
Tieto emaily šetria čas, budujú vzťah so zákazníkom a uľahčujú prácu na recepcii.
Nastavíte ich úplne jednoducho ↓
Automatická emailová komunikácia s hosťom
Online check-in šetrí čas vám aj vašim zákazníkom.
Newsletter, ktorý klienta upozorní o možnosti online check-in si môžete vytvoriť v menu CRM - časť Newsletter.
V dolnej časti si zadaním názvu článku (napr. Váš pobyt sa už blíži - prosíme Vás o online check-in) vytvoríte novú šablónu emailu.
Cez ceruzku vpravo sa dostanete do nastavenia konkrétneho newslettra, kde je možné upraviť si funkcie aj samotný text emailu (opäť pomocou placeholdrov).
Dôležitou časťou je aj sekcia Nastavenia a Stav, kde určujete ako často, v akom čase a aké parametre emailu má šablóna obsahovať.
"Bez odhlásenia" znamená, že sa zákazník nemôže z odberu odhlásiť, aby nezmeškal dôležité informácie o svojom pobyte.
Automatické emaily môžete zasielať aj počas narodenín, plánovanom evente (Silvester, Veľká noc, koncert), zrušení objednávky alebo ponúknutí zľavového kódu na ďalší pobyt.
Upozornenie
Dávajte si prosíme pozor pri pripravovaní šablóny automatických emailov, pretože v tomto bode mnohí chybne v nastaveniach vyberú možnosť Notifikácie.
Táto možnosť slúži iba pre externú recepciu, ktorej touto možnosťou prichádzajú emaily o rezerváciách z viacerých apartmánov. Notifikácie nechodia zákazníkom, ale priamo pre potreby recepcie.
Ak teda patríte do tejto špecifickej kategórie, stačí si túto možnosť najprv vybrať v menu CRM - Newsletter - vytvoriť, príp. otvoriť existujúcu šablónu - nižšie vpravo zvoliť Notifikácie.
Ďalším krokom je vybrať si, pre ktorý typ izieb budú externej recepcii prichádzať emaily o rezerváciách na daný deň.
V menu Ubytovanie, kategórii Izby, Zoznam kategórií sa stlačením ceruzky pri konkrétnej izbe dostanete priamo do jej opisu.
Vo vrchnej lište si vyberiete Nastavenia a dopíšete email externej recepcie, kam majú chodiť emaily o rezerváciách.
Všeobecne sú emaily efektívnym marketingom aj užitočnou funkciou.
Odporúčame, aby ste ich zasielali v zdravej miere a nespamovali svojich zákazníkov.
Zároveň je vhodné, aby ste klientom poskytovali starostlivosť aj mimo vašich hlavných služieb a dopriali im pocit, že na nich myslíte a poskytujete im dostatočné informácie.